Assistenz der Geschäftsführung  (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Geschäftsführungsassistenz: Termine und Besprechungen koordinieren, Unterlagen und Korrespondenz vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Aufgaben bis zur Erledigung nachhalten. Termin- und Reisekoordination einschließlich Hotelbuchungen für Mitarbeitende und Besuche aus anderen Standorten übernehmen.
• HR Administration: Personalunterlagen pflegen, Recruitingtermine organisieren und als Schnittstelle zu Führungskräften und Lohnverrechnung vollständige Informationen sicherstellen.
• Onboarding und Offboarding: Ein- und Austritte anhand klarer Checklisten koordinieren, Einarbeitungstermine abstimmen sowie Ausstattung, Zugänge und Rückgaben mit den zuständigen Stellen organisieren.
• Interne Kommunikation und Schnittstellenkoordination: als abteilungsübergreifende Anlaufstelle Informationen bündeln, organisatorische Änderungen verständlich aufbereiten und die Abstimmung zwischen Headquarter, Abteilungen und Standorten sicherstellen.
• Dokumentenorganisation: eine nachvollziehbare digitale Ablage pflegen, Versionen und Berechtigungen mit den Zuständigen abstimmen sowie Fristen und fehlende Unterlagen verfolgen.
• Verbindliche Umsetzung: Unterlagen aktiv einfordern, Zuständigkeiten klären, bei Verzögerungen nachfassen und offene Punkte rechtzeitig an die Geschäftsführung eskalieren.
• Optionaler Schwerpunkt Versicherungen: Versicherungsunterlagen aktuell halten, Schadensmeldungen vorbereiten und mit Versicherern, Maklern und internen Fachbereichen die Abwicklung samt Follow-ups koordinieren.
• Organisationsprojekte: wiederkehrende Abläufe vereinfachen, Checklisten erstellen und freigegebene digitale Werkzeuge sinnvoll einsetzen.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung; mehrjährige Erfahrung in Assistenz, HR Administration oder Office Management.
• Strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und die Fähigkeit, bei mehreren parallelen Themen klare Prioritäten zu setzen.
• Freundliches, verbindliches Auftreten und die Sicherheit, auch bei Führungskräften und externen Partnern konsequent nachzufassen.
• Sehr gutes Deutsch sowie gutes Englisch für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Ablagen; Interesse an Prozessverbesserung und KI-gestützten Arbeitshilfen.
• Erfahrung mit Versicherungsfällen oder vorbereitender Personalverrechnung ist hilfreich. Entscheidend sind Organisationstalent, Verlässlichkeit und eigenständiges Arbeiten.

Was dich bei uns erwartet

• Du arbeitest direkt mit der Unternehmensleitung zusammen und übernimmst einen klaren organisatorischen Verantwortungsbereich.
• Du gestaltest Abläufe mit und siehst unmittelbar, wie deine Arbeit die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. Dein Arbeitsort ist unser Headquarter in Graz.

Gehalt & Benefits